Jak uzyskać podpis kwalifikowany – przewodnik krok po kroku z wygodnym rozwiązaniem chmurowym Autenti

1. Wybierz odpowiednie rozwiązanie – postaw na mobilność i zgodność z UE

Zanim zaczniesz, zastanów się nad swoimi potrzebami. Autenti umożliwia walidację podpisów od ponad 170 europejskich dostawców, a w ramach swojej platformy oferuje zakup certyfikatów od renomowanych partnerów, takich jak InfoCert, SimplySign (Certum) czy mSzafir (KIR). Możesz wybrać okres ważności (zazwyczaj od 1 do 3 lat).

Dzięki rozporządzeniu eIDAS kwalifikowany podpis wydany w jednym kraju UE jest uznawany we wszystkich krajach członkowskich.

Dlaczego warto wybrać QES w chmurze?

• Brak sprzętu – nie musisz nosić przy sobie fizycznej karty kryptograficznej ani czytnika. Twój klucz prywatny jest bezpiecznie przechowywany w certyfikowanym module HSM w chmurze dostawcy.

• Pełna mobilność – podpisujesz dokumenty z dowolnego miejsca na świecie, na komputerze lub smartfonie.

• Łatwa integracja – Autenti łączy podpisywanie z obiegiem dokumentów. Tworzysz ścieżki akceptacji, korzystasz z szablonów i możesz masowo wysyłać dokumenty do podpisu.
  
  

2. Kup certyfikat i złóż wniosek online

Proces rozpoczyna się bezpośrednio na platformie Autenti:

1. Wybierz certyfikat – po zalogowaniu wybierasz opcję QES (np. Autenti by InfoCert, SimplySign lub mSzafir) oraz okres ważności.

2. Wypełnij wniosek online – formularz jest intuicyjny. Podajesz swoje dane osobowe niezbędne do wyrobienia certyfikatu. W przypadku zakupu dla firmy, możesz wskazać pracownika, na którego dane zostanie wystawiony imienny certyfikat.
   
   Więcej informacji znajdziesz: https://autenti.com/pl/podpisy-kwalifikowane
   
   

3. Potwierdź tożsamość – szybko, bezpiecznie i zdalnie

Weryfikacja tożsamości jest wymogiem prawnym – tylko potwierdzona osoba może posługiwać się kwalifikowanym podpisem. W zależności od wybranego dostawcy certyfikatu (InfoCert, mSzafir, SimplySign), proces ten może wyglądać nieco inaczej:

Wideoweryfikacja (np. dla certyfikatów InfoCert, SimplySign)

• To popularna metoda polegająca na połączeniu wideo z operatorem. Potrzebujesz ważnego dowodu osobistego lub paszportu (uwaga: prawo jazdy nie jest akceptowane) oraz stabilnego łącza internetowego. Cała rozmowa trwa zazwyczaj kilkanaście minut.

Weryfikacja bankowością elektroniczną (głównie dla mSzafir)

• Jeśli wybierzesz certyfikat mSzafir, możesz potwierdzić tożsamość poprzez bankowość internetową (usługa mojeID), co jest niezwykle wygodne dla klientów korzystających z e-bankingu w wybranych bankach.

Potwierdzenie tożsamości podpisem elektronicznym

• Jeżeli posiadasz już ważny podpis kwalifikowany, u niektórych dostawców możesz go użyć do potwierdzenia tożsamości przy wyrabianiu kolejnego certyfikatu.

Po pozytywnej weryfikacji certyfikat zostaje wygenerowany i aktywowany. Nie musisz odwiedzać punktów stacjonarnych.

4. Aktywacja i korzystanie – podpis w kilka sekund

Po aktywacji możesz natychmiast zacząć podpisywać dokumenty:

• Podpisywanie na platformie Autenti – wgrywasz dokument PDF, wskazujesz miejsce podpisu i zatwierdzasz operację (np. kodem SMS, PIN-em lub w aplikacji mobilnej). Autenti nakłada kwalifikowany znacznik czasu, co gwarantuje istnienie dokumentu w danej chwili.

• Podpis poza platformą (w zewnętrznych aplikacjach) – certyfikaty chmurowe (np. SimplySign) pozwalają na użycie dedykowanego oprogramowania (tzw. wirtualnego czytnika), które "widzi" Twój podpis w systemie operacyjnym. Dzięki temu możesz składać podpis np. bezpośrednio w programie Adobe Acrobat czy płatniku ZUS, bez konieczności pobierania klucza prywatnego na dysk.

• Personalizacja wizualizacji – możesz zdecydować, czy na dokumencie pojawi się graficzna wizualizacja podpisu, czy też dołączona zostanie osobna karta podpisów (tzw. raport podpisu), co ułatwia weryfikację przez odbiorcę.
  
  

5. Zarządzanie certyfikatem i odnowienie

Autenti oraz dostawca certyfikatu monitorują jego ważność. Proces odnowienia odbywa się w pełni online – zazwyczaj wystarczy złożyć wniosek o odnowienie przed upływem terminu ważności obecnego certyfikatu, co często pozwala uniknąć ponownej weryfikacji tożsamości.

6. Dodatkowe wskazówki dla użytkowników

• Archiwizacja – podpisane dokumenty są bezpiecznie przechowywane na platformie Autenti (zgodnie z wybranym planem taryfowym). Masz do nich dostęp i możesz pobrać dowód audytowy (Audit Trail).

• Korzystaj z walidatora – Autenti oferuje narzędzie do weryfikacji podpisów, co pozwala w każdej chwili sprawdzić ważność e-podpisów na otrzymanych dokumentach.

• Ustaw ścieżki akceptacji – jeśli dokument wymaga podpisu kilku osób, zdefiniuj kolejność. System automatycznie powiadomi kolejnych sygnatariuszy.

• Chroń swój PIN i dane logowania – pamiętaj, że użycie QES ma skutki prawne. Nie udostępniaj nikomu danych dostępowych do swojego konta ani kodu PIN do podpisu.
  
  

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy QES w chmurze jest tak samo bezpieczny jak na karcie? Tak. Klucz prywatny jest przechowywany w certyfikowanym urządzeniu HSM (Hardware Security Module) u dostawcy usług zaufania. Dostęp do niego jest chroniony zazwyczaj dwuskładnikowym uwierzytelnianiem (2FA), co eliminuje ryzyko zgubienia fizycznej karty.

Czy mogę używać QES do podpisywania dokumentów do KRS? Tak. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wymagany m.in. przy składaniu sprawozdań finansowych do KRS, w kontaktach z ZUS czy Urzędem Skarbowym.

Ile czasu trwa proces uzyskania podpisu? Wideoweryfikacja trwa zwykle od 10 do 20 minut. Cały proces – od zakupu do aktywacji – może zamknąć się w czasie od kilkudziesięciu minut do jednego dnia roboczego (w zależności od dostępności operatorów).

Czy mogę zarządzać kilkoma certyfikatami w firmie? Tak. Platforma Autenti dla biznesu (Konto Firmowe) umożliwia zarządzanie uprawnieniami pracowników i kupowanie certyfikatów dla zespołów.