Outsourcing a sprawna obsługa pracowników zdalnych i hybrydowych

Dlaczego obsługa pracowników zdalnych i hybrydowych jest bardziej wymagająca?

Praca zdalna zwiększa liczbę operacji administracyjnych i wydłuża ścieżki decyzyjne w HR, co bezpośrednio wpływa na czas obsługi pracownika.

W modelu stacjonarnym wiele działań było natychmiastowych. Dokument można było podpisać w kilka minut, a błędy wyjaśnić bezpośrednio.

W modelu rozproszonym każda taka sytuacja wymaga procesu: przesłania dokumentu, akceptacji, weryfikacji i archiwizacji.

Z raportu McKinsey & Company „The future of work after COVID-19” wynika, że organizacje z dużym udziałem pracy zdalnej notują wyraźny wzrost liczby interakcji administracyjnych między pracownikiem a działem HR. Nie chodzi o samą pracę, a o jej obsługę.

To powoduje, że bez zmiany podejścia:

• czas obsługi rośnie,
• liczba błędów się zwiększa,
• kontrola nad procesami maleje.
  
  

Gdzie pojawiają się największe problemy w HR przy pracy zdalnej?

Największe trudności wynikają z rozproszenia danych i braku jednego spójnego środowiska pracy dla procesów kadrowych.

To oznacza, że dane pracownika funkcjonują w kilku miejscach jednocześnie. Część informacji znajduje się w systemie HR, część w plikach, część w komunikacji mailowej. Każda zmiana, nawet drobna, wymaga synchronizacji.

Z raportu Deloitte „Global Human Capital Trends 2023” wynika, że ponad połowa organizacji wskazuje brak integracji systemów HR jako jedną z głównych barier w zarządzaniu pracą hybrydową. To pokazuje skalę problemu.

W takich warunkach:

• obieg dokumentów wydłuża się,
• rozliczenia wymagają dodatkowej kontroli,
• komunikacja z pracownikiem przestaje być płynna.
  
  

Jak outsourcing zmienia obsługę pracowników zdalnych?

Outsourcing centralizuje procesy kadrowe i eliminuje rozproszenie danych, dzięki czemu obsługa pracowników staje się spójna i przewidywalna.

W modelu outsourcingowym wszystkie operacje są realizowane w jednym środowisku. Nie ma potrzeby łączenia danych z różnych źródeł ani ręcznego kontrolowania każdego etapu.

Zamiast tego pojawia się:

• jednolity obieg dokumentów,
• standaryzacja procesów,
• stała kontrola nad danymi.

W efekcie firma zyskuje większą kontrolę nad procesami, które wcześniej były rozproszone.
Właśnie dlatego rozwiązania takie jak outsourcing kadr i płac dla firm są coraz częściej wykorzystywane w organizacjach pracujących w modelu hybrydowym.

Jak wygląda obsługa pracownika w modelu outsourcingowym?

Procesy są zautomatyzowane i oparte na jasno określonych ścieżkach, co skraca czas obsługi i ogranicza ryzyko błędów.

Każdy proces, od wniosku urlopowego po zmianę warunków zatrudnienia, przebiega według ustalonego schematu.

1. Pracownik składa wniosek w systemie.
2. System przekazuje go do akceptacji.
3. Po zatwierdzeniu dane są automatycznie aktualizowane.

Nie ma potrzeby ręcznego przekazywania informacji między działami.

Co zyskuje firma przy pracy zdalnej i outsourcingu?

Największą zmianą jest uporządkowanie procesów i ograniczenie ryzyka operacyjnego w obszarze kadr i płac.

W modelu rozproszonym brak spójności danych szybko prowadzi do problemów. Outsourcing eliminuje ten element, ponieważ wszystkie procesy są prowadzone w jednym środowisku.

To przekłada się na:

• krótszy czas obsługi pracowników,
• większą kontrolę nad danymi,
• mniejsze obciążenie zespołu HR,
• łatwiejsze skalowanie organizacji.
  
  

Kiedy outsourcing ma największe znaczenie?

Największą wartość przynosi w firmach z rozproszonymi zespołami i rosnącą liczbą procesów kadrowych.

Dotyczy to szczególnie organizacji, które:

• zatrudniają pracowników w różnych lokalizacjach,
• rozwijają się i zwiększają liczbę etatów,
• mają ograniczone zasoby w dziale HR.

W takich warunkach utrzymanie spójnych procesów wewnętrznie staje się coraz trudniejsze.
Outsourcing pozwala uporządkować te działania bez rozbudowy struktury organizacyjnej.

Co decyduje o skuteczności wdrożenia?

Efekt zależy od jakości wdrożenia i dopasowania procesów do sposobu działania firmy.

Najlepsze rezultaty pojawiają się wtedy, gdy:

• dane są uporządkowane przed wdrożeniem,
• procesy są jasno zdefiniowane,

• partner wdrożeniowy ma doświadczenie w obsłudze pracy zdalnej.

Firmy takie jak HRK realizują takie projekty w oparciu o sprawdzone modele operacyjne, które są dostosowane do pracy z zespołami rozproszonymi.

Źródła:
https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/the-future-of-work-after-covid-19
https://www.deloitte.com/us/en/insights/topics/talent/human-capital-trends.html
https://www.inforlex.pl/dok/tresc%2CFOB0000000000006683165%2CGUS-W-formie-pracy-zdalnej-w-II-kw-2024-r-pracowalo-w-Polsce-10-2-proc-ogolu-pracujacych.html