Krajowy System e-Faktur - kiedy będzie obowiązkową formą rozliczeń?

Podstawowe informacje o Krajowym Systemie e-Faktur

KSeF to krajowa platforma do wystawiania i odbierania faktur, która umożliwia udostępnianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Faktury ustrukturyzowane można wystawić przy użyciu programów komputerowych podatników, które są połączone z systemem teleinformatycznym Krajowego Systemu e-Faktur. Po zakończeniu sprzedaży podatnik powinien automatycznie połączyć się z systemem, by wystawiona faktura została zarejestrowana i by otrzymała numer. Co ciekawe, takiej faktury nie trzeba już wysyłać do nabywcy. System KSeF pozwala pominąć ten krok, umożliwiając nabywcy zalogowanie się wprost do wystawionych faktur elektronicznych.

Faktury ustrukturyzowane - obecnie dobrowolny system rozliczeń

Podatnik może obecnie korzystać z jednej z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Sprzedawca towaru lub usług może posługiwać się fakturami papierowymi, fakturami elektronicznymi (PDF, XML, faktury z podpisem elektronicznym) lub właśnie fakturami ustrukturyzowanymi. Na razie podatnik ma więc pełną dowolność co do metody wystawienia faktur. Wdrożenie KSeF przebiega powoli - na razie jest to system dobrowolny, z którego może, ale nie musi, korzystać zarówno sprzedawca jak i nabywca. Wielu podatników już teraz zastanawia się nad wdrożeniem KSeF od kiedy wiadomo, że będzie obowiązkowym systemem już w przyszłym roku. Dla wszystkich podatników VAT system KSeF stanie się obowiązkowy już 1 lipca 2024 roku. Podatnicy zwolnieni podmiotowo i/lub przedmiotowo z VAT mają więcej czasu na wdrożenie zmian - system wejdzie na stałe w życie 1 stycznia 2025 roku. Poza KSeF pozostaną jedynie transakcje B2C - umowy B2B także będą musiały być rozliczane na fakturze ustrukturyzowanej.

Dlaczego warto zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur już teraz?

Faktura online nie jest niczym nowym. Jednak dostęp do systemu teleinformatycznego KSeF umożliwia podatnikowi uporządkowanie i pewność wystawienia i odebrania każdej faktury. W przeciwieństwie do faktur papierowych, nie ma możliwości zgubienia lub zniszczenia dokumentów. KSeF na bieżąco nadaje numer identyfikujący każdej fakturze i archiwizuje Twoją księgowość. KSeF służy także do analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych. Jednak podstawowym zadaniem KSeF jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych przez podatnika. Umożliwia również dostęp, otrzymywanie i bezpieczne przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w systemie.

KSeF to także rozbudowany system powiadomień. Informuje on podatnika lub uprawniony podmiot o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz przydzielonym jej numerze identyfikującym. Od razu dowiesz się także o odrzuceniu faktury, na przykład z powodu niezgodności z wzorcem. Udostępnianie faktur ustrukturyzowanych będzie dużo prostsze - nabywca sam otrzyma powiadomienie o nowej fakturze na swoje dane w systemie. Jeśli nie będzie możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej, system powiadomi sprzedawcę. Wystawca faktury nie musi więc martwić się nie tylko o archiwizację danych, ale też o weryfikację i przesyłanie faktur.

Zalety KSeF - u sprzedawcy i u nabywcy

KSeF to nie tylko wiele ważnych dla procesu wystawiania faktur zmian. Ministerstwo Finansów zadbało, by wprowadzenie systemu wiązało się z szeregiem korzyści dla obu stron transakcji na fakturze ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana sprawia, że sprzedawca może liczyć na przyspieszony zwrot różnicy podatku wynikającego z deklaracji składanej za dany okres rozliczeniowy, na który to US będzie miał tylko 40 dni. Szereg warunków, który należy przy tym spełnić, może odstraszać, jednak podstawą jest korzystanie z KSeF - system sam wykaże faktury umożliwiające dostanie szybszego zwrotu. Zyska też nabywca - prostsze korekty VAT nie będą już wymagać jakiejkolwiek innej dokumentacji. Ponadto fakturę uznaje się w okresie jej wystawienia. Pomijany jest zatem obowiązek udowodnienia terminu otrzymania faktury, co umożliwi nabywcy odliczenie VAT na dużo prostszych zasadach.

Zalogowanie się do systemu KSeF

Aby uzyskać dostęp do KSeF, wymagane jest wcześniejsze uwierzytelnienie i autoryzacja. Później każda zalogowana osoba obsługuje KSeF zgodnie ze swoimi uprawnieniami - może przeglądać, wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane, a nawet nadawać uprawnienia w swoim imieniu. System KSeF przewiduje nadanie różnego rodzaju uprawnień w zgodzie z różnymi modelami funkcjonowania. Można upoważnić dany podmiot gospodarczy lub osobę fizyczną. Każda ustrukturyzowana faktura online musi być obecnie zaakceptowana najpierw przez nabywcę, jako preferowana forma rozliczenia. Już za niecały rok ta sytuacja się zmieni - dlatego warto już teraz zapoznać się z systemem KSeF.